L’archivage légal est une démarche qui consiste à mettre en œuvre les moyens adaptés pour archiver ses documents dans les règles de l’art. Il peut s’agir de documents numériques ou documents papiers. Le plus important dans le cadre de cet archivage est de veiller à ce que la confidentialité et l’authenticité soient de mise et que les choses soient facilitées en termes d’accessibilité. Les documents conservés doivent absolument répondre à divers besoins et obligations légales et fiscales.
Valeur probante des documents : le fondement de l’archivage légal
En mettant en pratique l’archivage légal, vous pouvez conserver vos documents électroniques sur une longue période, et même indéfiniment. Mais vous êtes tenu d’entreprendre cette démarche de sorte à préserver la valeur probante des éléments stockés. Celle-ci est d’ailleurs le fondement de l’archivage légal.
La valeur probante des documents numériques repose sur plusieurs paramètres. C’est le cas de la mise en place d’un système de sécurité renforcée au cours des échanges de données. Un procédé de cryptage est par exemple nécessaire. Il est aussi bon de garantir une capacité d’authentification forte et d’assurer la traçabilité totale des documents. Notez en outre que pour conférer une valeur probante aux éléments archivés, il est utile de travailler à l’horodatage du processus d’archivage et de garantir l’intégrité sur le long terme des documents conservés, un dernier point possible à partir d’une empreinte numérique.
Les objectifs de l’archivage légal
Les entreprises gagnent à faire de l’archivage légal dans le but d’atteindre un certain nombre d’objectifs. Cette opération permet de répondre aux obligations légales et fiscales et de respecter la réglementation en vigueur. On peut s’y fier pour conserver un grand nombre d’informations sur de longues périodes en ayant la certitude de respecter les normes. L’archivage légal est également essentiel pour préserver et donner de la valeur au patrimoine d’informations stratégiques. En le réalisant, on peut aussi parvenir à restituer les informations de façon efficace, ce qui améliore la productivité.
Un autre objectif dont l’atteinte est possible par cette démarche est le renforcement des niveaux de sécurité et de contrôle pour être sûr de la pérennité des archives dans le temps. Par ailleurs, l’archivage légal permet d’anticiper les évolutions en ce qui concerne la dématérialisation de documents importants, tels que les bulletins de salaire et les factures.
Documents électroniques concernés par l’archivage légal
Tout document que vous produisez dans le cadre de vos activités est concerné par l’archivage légal. Qu’il s’agisse de documents natifs numériques ou de documents physiques qui ont été numérisés, vous devez prendre des dispositions pour leur archivage. Il est évident que certains sont plus importants que d’autres. Il vous revient dans tous les cas d’être bien organisé pour prioriser les documents dont la destruction peut impacter négativement votre fonctionnement.
Notez que pour certaines catégories de document, il est impératif de faire de l’archivage papier. Leur numérisation ne sert quasiment à rien puisque c’est dans leur format d’origine qu’ils ont de la valeur aux yeux de la loi. Cela dit, vous devez absolument soumettre ces documents à l’archivage physique en prenant les dispositions qui s’imposent afin qu’on les retrouve intacts en cas de besoin. Pour cela, il est préférable de faire appel à une société d’archivage. Comprenez donc que même si la dématérialisation est la tendance du moment et aboutit à l’archivage numérique, elle ne peut cependant supprimer l’archivage physique qui est toujours d’actualité. Vous pouvez compter sur le service d’archivage Arcalys pour la conservation de vos documents physiques dans d’excellentes conditions.
Qui doit faire de l’archivage légal ?
Les premiers à recourir à l’archivage légal sont les institutions et les professionnels. Cela s’explique par le fait que la plupart des offres élaborées jusqu’à fin 2009 leur étaient destinées. Aujourd’hui, et ce depuis 2010, il y en a qui sont proposées aux particuliers.
L’archivage légal est une démarche qui doit vous intéresser, quel que soit votre domaine d’activités. Que vous exerciez par exemple dans l’univers des assurances, de la banque, de l’informatique ou encore de l’industrie, archiver légalement vos données doit vous préoccuper. Dès l’instant où vous produisez des documents dans vos activités, vous êtes obligé de faire ce qu’il faut pour que vos archives soient stockées dans le strict respect des dispositions légales.
Les enjeux de l’archivage légal pour les entreprises ?
Il est nécessaire pour les entreprises de faire de l’archivage légal car de nombreux enjeux en découlent. En plus de respecter leurs obligations en conservant leurs documents durant la durée légale, cette démarche assure la protection de leurs droits. Car elles pourront être capables de produire des documents à valeur probatoire. Aussi, cela leur permet de maîtriser les risques et de préserver la pérennité de leurs activités. En cas d’audit ou de contrôle administratif, l’entreprise pourra présenter les documents indispensables pour apporter la preuve qu’elle a fonctionné normalement. L’archivage légal permet également à un professionnel de redémarrer son activité dans d’excellentes conditions après avoir eu à faire face à un sinistre.
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